Przetwarzanie danych osobowych adresatów i nadawców wiadomości elektronicznych – Śnieżka SA

Administratorem danych adresatów i nadawców wiadomości elektronicznych jest Fabryka Farb i Lakierów Śnieżka Spółka Akcyjna, siedziba Spółki: 00-867 Warszawa, ul. Chłodna 51; adres do korespondencji: 39-207 Brzeźnica, ul. Dębicka 44 (dalej jako: „Administrator”). Administrator danych będzie przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w oparciu o przepisy prawa, w tym Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),dalej jako: „RODO”, następujących celach:

1. umożliwienia kontaktu e–mailowego z Administratorem (jego pracownikami i współpracownikami) oraz podejmowania kontaktu z adresatami a także dokumentowania ustaleń dokonywanych z kontrahentami Administratora poprzez pocztę elektroniczną na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),dalej: „RODO”, gdzie uzasadniony interes prawny Administratora polega prowadzeniu korespondencji oraz możliwości wykazania poczynionych ustaleń w toku prowadzonej korespondencji;
2. realizacji zawartych umów handlowych jeżeli jest Pani/Pan stroną takiej umowy (podstawa prawna: art. 6 ust 1 lit. b) RODO,
3. jeżeli jest Pani/Pan pracownikiem/zleceniobiorcą Strony umowy współpracy, Pani/Pana dane są przetwarzane przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, gdzie uzasadnionym interesem prawnym jest prawidłowa realizacja umowy łączącej Administratora z Pani/Pana pracodawcą/zleceniodawcą; Administrator pozyskał Pani/Pana dane osobowe bezpośrednio od Pani/Pana lub od Pani/Pana pracodawcy/zleceniodawcy;
4. udokumentowania zawartych umów i ich rozliczanie, na podstawie przepisów prawa podatkowego, przepisów ustawy o rachunkowości (podstawa prawna: art. 6 ust 1 lit. c) RODO);
5. rozpatrywania skarg i reklamacji osób zgłaszających skargę lub reklamację na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z art. art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdzie prawnie uzasadniony interes Administratora polega na rozpatrzeniu skargi lub reklamacji zgłaszanej przez nadawcę korespondencji.
6. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będącym realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu oraz w celach archiwalnych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Jeżeli w kierowanej do Administratora korespondencji znajdą się dane szczególnych kategorii, podstawą prawna ich przetwarzania będzie dobrowolnie wyrażona zgoda. Jeżeli nadawca nie zawarł zgody w swojej korespondencji, zostanie poproszony o jej udzielenie. Brak zgody jest równoznaczny z brakiem możliwości przetwarzania danych szczególnych kategorii przez Administratora. Dobrowolnie wyrażona zgoda może zostać również wyrażona poprzez wyraźne działanie potwierdzające: jeżeli nadawca poprosi o udzielnie informacji dotyczących marki Administratora, jego produktów lub usług – wysłanie zapytania oznacza wyrażenie zgody na przesłanie nadawcy przez Administratora informacji handlowych na podany adres e-mail, w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi (art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną).

Administrator będzie przekazywać Pani/Pana dane osobowe podmiotom współpracującym z Administratorem w celu realizacji określonych usług na rzecz Administratora, w szczególności w zakresie obsługi IT, windykacji, usług doradczych, audytorskich, obsługi administracyjnej, księgowo–podatkowej.

Korespondencję przechowujemy:

• w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych zawartych w korespondencji jest prawnie uzasadniony interes administratora – do czasu sprzeciwu podmiotu danych, chyba że wiadomości zawierają treść istotną dla dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wówczas wiadomości będą przechowywane do upływu terminu przedawnienia roszczeń zgodnie z Kodeksem cywilnym;
• w przypadku, gdy dane zawarte w korespondencji są niezbędne do realizacji umowy zawartej z klientami i kontrahentami – do czasu przedawnienia roszczeń zgodnie z Kodeksem cywilnym;
• w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych zawartych w korespondencji jest zgoda podmiotu danych – do czasu wycofania zgody.

Kontaktując się z naszym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych pod adresem e-mail: dane.osobowe@sniezka.com tel. +48 14 699 72 60 może Pani/Pan realizować swoje prawa tj.:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu;
• prawo sprostowania swoich nieprawidłowych danych;
• prawo żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 17 RODO;
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 21 RODO;
• prawo przenoszenia dostarczonych danych, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany;
• prawo do skargi: przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa),gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO.

Uprzejmie informujemy, że podanie danych osobowych jest dobrowolne jednak niezbędne wymiany korespondencji e-mail z Administratorem. Niepodanie danych będzie skutkowało brakiem możliwości wymiany korespondencji e-mail z Administratorem.

Zwracamy uwagę, że:

• prawo do usunięcia danych oraz prawo do żądania ograniczenia ich przetwarzania przysługują tylko w przypadkach wyliczonych w przepisach RODO;
• prawo do przenoszenia danych przysługuje tylko w przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda lub wykonanie umowy;
• administrator może odmówić usunięcia danych pomimo zgłoszenia takiego żądania, o ile zachodzi jeden z wyjątków wymienionych w RODO np. gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku lub ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• w niektórych przypadkach administrator może odmówić uwzględnienia sprzeciwu na przetwarzanie danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które są nadrzędne wobec interesów, praw i wolności podmiotu danych lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W związku z prowadzoną współpracą z Fabryką Farb i Lakierów Śnieżka SA, siedziba Spółki: 00-867 Warszawa, ul. Chłodna 51; adres do korespondencji: 39-207 Brzeźnica, ul. Dębicka 44 (dalej jako: „FFiL Śnieżka SA” lub „Administrator”). FFiL Śnieżka SA jako administrator danych będzie przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w następujących celach:

1. realizacji zawartych umów jeżeli jest Pani/Pan stroną takiej umowy (podstawa prawna: art. 6 ust 1 lit. b) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),dalej: „RODO”,
2. jeżeli jest Pani/Pan pracownikiem/zleceniobiorcą Strony umowy współpracy, Pani/Pana dane są przetwarzane przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, gdzie uzasadnionym interesem prawnym jest prawidłowa realizacja umowy łączącej Administratora z Pani/Pana pracodawcą/zleceniodawcą; Administrator pozyskał Pani/Pana dane osobowe bezpośrednio od Pani/Pana lub od Pani/Pana pracodawcy/zleceniodawcy;
3. umożliwienia kontaktu e–mailowego z Administratorem (jego pracownikami i współpracownikami) oraz podejmowania kontaktu z adresatami, a także dokumentowania ustaleń dokonywanych z kontrahentami Administratora poprzez pocztę elektroniczną na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, gdzie uzasadniony interes prawny Administratora polega prowadzeniu korespondencji oraz możliwości wykazania poczynionych ustaleń w toku prowadzonej korespondencji;
4. udokumentowania zawartych umów i ich rozliczania, na podstawie przepisów prawa podatkowego, przepisów ustawy o rachunkowości (podstawa prawna: art. 6 ust 1 lit. c) RODO);
5. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu oraz w celach archiwalnych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Administrator może przekazywać Pani/Pana dane osobowe innym odbiorcom, którym powierzono przetwarzanie danych osobowych w imieniu i na rzecz Administratora, w tym Śnieżka Trade of Colours Sp. z o.o., 00-867 Warszawa, ul. Chłodna 51; adres do korespondencji: 39-207 Brzeźnica, ul. Dębicka 44, podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi doradztwa oraz podmiotom, z którymi Administrator zawarł umowę na świadczenie usług serwisowych dla użytkowanych przez Administratora systemów informatycznych. Państwa dane osobowe mogą być ponadto udostępnione Kancelariom świadczącym pomoc prawną na rzecz Administratora.

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez Administratora przez czas wykonywania łączącej strony umowy, przez okres dochodzenia ewentualnych roszczeń, tj. 3 lata od dnia rozwiązania łączącej strony umowy, a także dla celów archiwalnych i rozliczeniowych określonych przepisami szczególnymi takimi jak przepisy prawa podatkowego oraz ustawy o rachunkowości.

Kontaktując się z naszym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych pod adresem e-mail: dane.osobowe@sniezka.com może Pani/Pan realizować swoje prawa, tj:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu;
• prawo sprostowania swoich nieprawidłowych danych;
• prawo żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 17 RODO;
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach  wskazanych w art. 21 RODO;
• prawo przenoszenia dostarczonych danych, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany;
• prawo do skargi: przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.

Uprzejmie informujemy, że podanie danych osobowych jest dobrowolne jednak niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy i/lub prowadzenia współpracy. Niepodanie danych będzie skutkowało brakiem możliwości zawarcia i realizacji umowy i/lub prowadzenia współpracy.