Cyfrowa transformacja w finansach

Czy z nostalgią wspominacie Państwo czasy sprzed wdrożenia rozwiązań SAP?

Krótko mówiąc, nie. Przed implementacją nowych rozwiązań informatycznych sprawnie realizowaliśmy zadania w obszarze księgowości i controllingu. Jednak trzeba przyznać, że wdrożenie wpłynęło na poprawę jakości naszej pracy i jej komfortu.

Na czym polega wartość dodana cyfrowej transformacji z perspektywy Waszych obszarów?

Wdrożenie rozwiązania SAP S/4HANA pozwoliło przede wszystkim uporządkować, poukładać procesy, za które na co dzień odpowiadamy. Wiele czynności zostało zautomatyzowanych, więc dysponujemy obecnie danymi w czasie rzeczywistym. To dla nas szczególnie istotne, ponieważ jesteśmy dojrzałą organizacją, która podejmuje decyzje właśnie w oparciu o dane. Mamy teraz możliwość ich wielowymiarowej analizy, a także – zarządzania ryzykiem.

Na pewno też nasza praca stała się bardziej efektywna, z korzyścią dla innych obszarów firmy.

Zacznijmy od efektywności – co zmieniło się na lepsze w obszarze księgowości?

Świetnym przykładem takiego poukładania procesu jest chociażby automatyzacja księgowania faktur. Przed wdrożeniem wszystkie wpływające do nas faktury zakupowe należało księgować ręcznie. Wymagało to wydrukowania dokumentu, opisania go, spięcia i ręcznego wprowadzenia danych do systemu. Tymczasem SAP automatycznie zaczytuje informacje z przesłanego do nas pliku, w tym kwoty i daty. Obecnie naszym zadaniem jest ich weryfikacja. Dzięki temu zminimalizowaliśmy również ryzyko pomyłek, które zdarzają się przy ręcznym wprowadzaniu danych.

Jeżeli chodzi o faktury, to nowy system pozwolił też na swego rodzaju zaszywanie reguł księgowych do konkretnych zleceń.

To na pewno znaczące usprawnienie w codziennej pracy?

W przypadku powtarzalnych zdarzeń dotyczących np. tego samego klienta bądź asortymentu nie trzeba już wielokrotnie wprowadzać do systemu tych samych danych – wystarczy podanie numeru konkretnego zlecenia. To znacząco ułatwia księgowanie i chociażby zlecanie w kolejnym kroku przelewów bankowych.

Inną ważną czynnością z obszaru księgowości jest generowanie Jednolitych Plików Kontrolnych i ich wysyłka do urzędu skarbowego. Wcześniej poświęcaliśmy na to sporo czasu. Narządzie SAP pozwoliło na automatyzację również tego procesu, co z kolei wpłynęło na usprawnienie naszych kontaktów z administracją skarbową.

A co się zmieniło w obszarze controllingu?

Nowe narzędzia pozwalają nam lepiej realizować podstawowe zadania naszego obszaru, a więc przede wszystkim analizować dane finansowe w bardziej zaawansowany sposób. Dzięki temu możemy szybko odpowiadać na potrzeby biznesu – Zarządu i poszczególnych działów.

W poprzednim systemie sporym wyzwaniem było zarządzanie danymi, które były przechowywane w różnych bazach. Musieliśmy poświęcać dużo czasu na to, by zachować ich spójność i móc je porównywać, a także na weryfikację wyników tworzonych analiz. Teraz tego problemu już nie ma.

Jakie praktyczne korzyści zapewnia firmie zmiana trybu pracy z danymi?

Dzięki temu, że mamy dane w czasie rzeczywistym i jest możliwość ich wielowymiarowej analizy, możemy odpowiadać na pytania, na które wcześniej nie byliśmy w stanie precyzyjnie udzielić odpowiedzi. Możemy dziś m.in. wykonać zaawansowaną kalkulację kosztów w bardzo szczegółowo określonych zakresach, możemy bez problemu wskazać np. jaki składnik w danym okresie najmocniej wpłynął na dynamikę kosztów. I dzięki naszym analizom firma jest w stanie bardzo precyzyjnie zarządzać marżą w poszczególnych asortymentach produktowych.

Wszystkie dane możemy archiwizować w systemie, by w dowolnym momencie je wygenerować i zaktualizować. Wcześniej wykonanie takiego zadania było albo bardzo czasochłonne, albo wręcz niemożliwe.

To na pewno znacząca zmiana w zakresie zarządzania ryzykiem.

Tak, wdrożenie SAP przekłada się na ten aspekt, zwłaszcza ze względu na dostępność danych od ręki. To istotne zwłaszcza obecnie, gdy oczekiwania naszych partnerów biznesowych, ceny surowców i szereg innych czynników biznesowych potrafią się zmienić błyskawicznie.

Wcześniej natychmiastowa dostępność informacji nie była możliwa ze względu na czasochłonne procesy związane z zasilaniem poszczególnych baz.

Czy dokładnie takich efektów oczekiwaliście Państwo planując wdrożenie?

Na wstępnym etapie wdrożenia SAP wypracowaliśmy w sumie ponad 180 wymogów. Ich zdefiniowanie wymagało zaangażowania wielu zespołów z całej organizacji, ale to była dobra inwestycja. Najogólniej mówiąc, oczekiwaliśmy z jednej strony automatyzacji wielu procesów, a z drugiej – narzędzia do wielowymiarowej analityki danych. I te założenia zostały zrealizowane.

Czego nauczyło Państwa tak duże wdrożenie nowoczesnych narzędzi informatycznych?

Z pewnością zyskaliśmy solidne doświadczenie oraz wysoką kulturę pracy projektowej. Rozmowy i warsztaty w czasie projektu pokazały nam, jak ważna jest praca zespołowa. Jak nasza praca wpływa na pozostałe działy w firmie oraz jak istotna jest rozmowa i wysłuchanie potrzeb innych. Błąd na jednym etapie powoduje efekt domina.

Dobrze było to widać np. podczas testów przed wdrożeniem nowego systemu, bo przecież można powiedzieć, że na co dzień jako finanse często jesteśmy na końcu całego procesu, np. od zamówień, przez produkcję, magazynowanie, sprzedaż, aż po księgowanie, kontrolę i późniejszą analizę danych.